Office Manager Corporate Affairs

  • Corporate Affairs
  • Brussel, Belgium

Office Manager Corporate Affairs

Job description

De afdeling Corporate Affairs vormt het hart in de relaties van Luminus met relevante overheden, toezichthouders en beleidsmakers. Ons team faciliteert de uitwisseling tussen deze instellingen en de operationele activiteiten van Luminus. Het team fungeert hierbij als een interface die de autoriteiten informeert over de prioriteiten en uitdagingen van Luminus en zorgt ervoor dat de verschillende Luminus-afdelingen de juridische en regelgevende context waarin zij werken volledig handhaven.

Missie

    Als Public Affairs officer rapporteert u aan de Regulatory & Public Affairs Director in de afdeling Corporate Affairs.

    U ondersteunt de ontwikkeling en de implementatie van de Public Affairs strategie, conform de bedrijfsobjectieven en in samenwerking met de verschillende interne departementen, met het oog op het verdedigen van de belangen en de objectieven van het bedrijf bij de politieke instanties, overheden en opinion leaders zowel op lokaal, regionaal, federaal als Europees vlak.


    Een greep uit jouw takenpakket

    Onder toezicht van de Regulatory & Public Affairs Director voert u volgende taken uit :

    • Opstellen en bijhouden van een gegevensbank met alle politieke instanties en opinion leaders, zowel op Europees, federaal als regionale vlak en monitoren van hun standpunten.
    • Organiseren van evenementen die bijdragen tot een sterkere reputatie van het bedrijf voornamelijk met externe politieke stakeholders
    • Ondersteuning van Corporate Affairs en Regulatory & Public Affairs Directors bij het beheer van de verschillende externe vergaderingen/contacten (vastleggen en opvolgen van afspraken met de verschillende federale en regionale overheden, CV’s van contacten opstellen…).
    • Organiseren van interne teamvergaderingen (voorbereiding van documenten, verslagen, …)
    • Beheer van het secretariaat van het team (presentaties, briefwisseling, reizen, …)

    Coördineren en up-to-date houden van de verschillende presentaties in samenwerking met de andere diensten binnen het bedrijf


      Requirements

      Wie zoeken wij

      • Universitair diploma of gelijkwaardig door ervaring (Communicatie/Talen/Politieke Wetenschappen, …)
      • Minimum 5 jaar professionele ervaring
      • Organisatorische en relationele vaardigheden en afleveren van precisiewerk
      • Grondige kennis van MS Office en monitoring tools
      • Perfecte beheersing van NL en FR (foutloos schrijven) en van EN (schriftelijk en mondeling)

      Strategische competenties

      • In staat zijn sector specifieke presentaties in een taal die aangepast is aan een specifieke doelgroep te maken (FR/NL/ENG)
      • Projectmanagement/timemanagement/werken onder druk
      • Teamgeest/flexibiliteit
      • Zin voor initiatief/zelfstandig werken/verantwoordelijkheidsgevoel
      • Organisatorische vaardigheden/ aandacht voor details
      • Stressbestendig, in staat om zich aan te passen aan de meest uiteenlopende situaties (doelgroepen, interne klanten, crisissituaties, …)
      • Discretie en vertrouwelijkheid

      Technische competenties

      • Perfecte beheersing van NL en FR (foutloos schrijven)en van EN (schriftelijk en mondeling)
      • Beheersing van redactietechnieken (presentaties, …)
      • Beheersing van rapportagetechnieken
      • Perfecte kennis van Microsoft Office

      Vaardigheden

      • Integreren: via het leggen van relevante verbanden diverse gegevens op een synthetische manier integreren in een coherent geheel, alternatieven naar voor brengen en deze synthese en alternatieven verder uitwerken in waardevolle en sluitende conclusies.
      • Werk structureren: structuur aanbrengen in een veelheid aan verschillende taken door een prioriteitenlijst op te stellen en deze op een consequente manier af te werken binnen de gegeven tijd.
      • Oplossingsgericht werken: onverwachte situaties opvangen en beheersen door, op basis van ervaring en kennis, mogelijke oplossingen af te wegen en door op eigen initiatief de taak op zich te nemen om de best passende oplossing te implementeren.
      • Expertise overdragen: kennis, inzichten en expertise op een formele en informele wijze overbrengen op anderen, via specifiek georganiseerde sessies, via het delen van kennis met anderen en door de dingen voor te doen.
      • Samenwerken: groepsgeest creëren en bevorderen door de eigen mening en ideeën te delen, door zich te identificeren met de gemeenschappelijke doelstellingen en door conflicten met collega's bij te leggen.
      • Klantgericht optreden: klanten op een gerichte manier begeleiden en raad geven in hun keuzeproces. Hen steeds op de eerste plaats stellen door hen een gerichte service te leveren en door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
      • Zich ten dienste stellen van het bedrijf: verantwoordelijkheid tonen voor de resultaten van het bedrijf of de dienst et daardoor op de hoogte blijven van de markt. Ontwikkelen en onderhouden van de structuur, het beleid en de objectieven van het bedrijf.
      • Respecteren: Respect tonen voor andere ideeën, opinies en personen. De bedrijfsstrategie, de bedrijfsprocedures en de bedrijfsstructuur respecteren. Nauwgezet geschreven of mondelinge instructies opvolgen.


      Wat kan je van ons verwachten

      • Je komt terecht bij een werkgever die al jaren op rij verkozen wordt tot Top Employer en een bedrijf dat het voortouw neemt in duurzaamheid! Samen maken we het verschil.
      • Bij Luminus zit elke dag vol met nieuwe uitdagingen en opportuniteiten om te groeien. Leren zit in ons DNA. Wij geven je de ruimte om je talenten, je kennis en je competenties verder te ontwikkelen. Zo organiseren wij inspiratiesessies, moedigen het delen van kennis onder collega’s aan en stimuleren we interne mobiliteit. De opties om te groeien zijn dus talrijk en aangepast aan jouw professionele uitdagingen.
      • Natuurlijk zorgen we ook voor een marktconforme verloning, aangevuld met een interessant pakket aan extra legale voordelen.